L'archiviazione dei documenti

Tra poche settimana la pubblica amministrazione affronterà un passaggio molto importante.
Dal 12 agosto tutti i documenti dovranno essere conservati in originale in maniera digitale.

Alla base di tutto, c’è l’esigenza di dematerializzare i documenti, ovvero trasformare quelli cartacei in file digitali. Tutta la documentazione su carta accumulata negli anni, che ogni giorno spedisce e riceve, può essere sostituita dalla sua riproduzione in digitale e conservata a lungo in un archivio digitale.

Tutte le tipologie di documenti possono essere dematerializzate: dagli ordini alle bolle, dai contratti alle fatture, dai registri contabili a qualsiasi altro documento, eliminando così grandi quantità di carta a favore di file che occupano solo memoria virtuale e non spazio fisico. Ciò si traduce in un minore spreco di carta, in un minor tempo per archiviare documenti e cercare dati, nel liberare intere stanze dedicate agli archivi. Ma soprattutto nella migliore conservazione di documenti sensibili al passare del tempo, che rischiano di deteriorarsi, con documenti elettronici sicuri e di facile consultazione.

La dematerializzazione non ci permette solo di eliminare fisicamente la carta ma ci consente di lavorare in maniera più efficiente e rapida: gli applicativi software di gestione elettronica dei documenti ci permettono di accedere ai dati, elaborarli e scambiarli con maggiore rapidità e trasparenza.

L'Amministrazione si sta muovendo in tempi rapidi, per colmare le distanze di un percorso fermo da 8 anni, per essere pronti e arrivare alla data del 12 agosto con una struttura tecnologica adeguate ad un modo completamente diverso di concepire la gestione dei dati e quindi i rapporto con i cittadini.



Segnaliamo inoltre che l'Università della Calabria ha istituito il corso di laurea in: Gestione e Conservazione dei Documenti Digitali. Sicuramente un occasione per molti da non lasciarsi sfuggire per acquisire una competenza che sarà sempre più richiesta.

Saranno messi a disposizione degli studenti laboratori attrezzati per lo svolgimento delle attività didattiche e spazi virtuali per l’apprendimento a distanza, con comunicazione on line tra studenti e docenti. A conclusione del percorso di studio è obbligatorio un tirocinio presso un’azienda, un ente o un centro di ricerca o di servizi che consenta di mettere in pratica le competenze acquisite. La prova finale consiste in un elaborato scritto che può anche essere costituito dal report finale dell’attività di tirocinio.
Per ulteriori informazioni: Portale Unical  

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